Sygnaliści
Informacje dotyczące procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów na podstawie art. 48 ustawy o ochronie sygnalistów
1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej poprzez dedykowane kanały zgłoszeń, w szczególności:
· w formie listownej na adres: Urząd Gminy Solec-Zdrój, ul. 1 Maja 10, 28-131 Solec-Zdrój z dopiskiem na kopercie, „Zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości - Nie otwierać".
· na adres skrzynki e-mail: sygnalista@solec-zdroj.pl
2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista może skorzystać ochrony spełniając poniższe przesłanki:
· jest osobą fizyczną,
· zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
· informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
· ochronie informacji niejawnych,
· tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
· tajemnicy postępowania karnego.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).
3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:
· potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
· wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie, która należy do zakresu działania Organu publicznego, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
· podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w urzędzie, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
· kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczności uzupełnienia informacji od niego,
· informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.
Urząd rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji
Urząd przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Przekazanie informacji zwrotnej oznacza poinformowanie sygnalisty o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa i powodach takich działań.
W uzasadnionych przypadkach Urząd przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, informując o tym sygnalistę przed upływem 3 miesięcznego terminu.
Urząd informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Urząd gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz przetwarzanie danych osobowych związane z przyjmowaniem zgłoszeń:
· uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
· zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie obejmującą informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Zabezpieczenia stosowane przez Urząd w celu realizacji zasad poufności polegają na:
· przyjęciu kanałów przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, zapewniających kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
· dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych w ramach zgłoszeń zewnętrznych wyłącznie upoważnionych pracowników urzędu obsługującego Organ publiczny, wyznaczonych na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe sygnalistów Urząd przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej, która jest zamieszczona poniżej.
7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Urząd po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Takimi działaniami mogą być:
· postępowanie wyjaśniające,
· wniesienie oskarżenia,
· działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.
Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła przepisy sankcjonujące nie tylko zachowania utrudniające albo uniemożliwiające dokonanie zgłoszenia, ale także działania odwetowe.
W przypadku pierwszej grupy zachowań ustawodawca przewidział karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (z możliwością zaostrzenia jej wymiaru do lat 3 w przypadku stosowania przemocy, groźby karalnej czy też podstępu). Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, zaś w przypadku podejmowania tych działań w sposób uporczywy grozi kara ograniczenia wolności do lat 3.
Zgodnie z art. 14 ustawy sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku podlega także bezprawne ujawnienie tożsamości sygnalisty.
Osoba, która rozważa dokonanie zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady od osoby upoważnionej w urzędzie do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych za pośrednictwem adresu email: sygnalista@solec-zdroj.pl
9. Warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z zastrzeżeniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
10. Zachęta do korzystania z procedury wewnętrznej podmiotu prawnego
Urząd zachęca do korzystania z procedury wewnętrznej podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
BIURO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH, Al. Solidarności 77, 00- 090 Warszawa,
tel. centrali: (22) 55 17 700, fax: (22) 827 64 53,
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Dane kontaktowe znajdują się również pod linkiem: https://bip.brpo.gov.pl/pl/nZałączone pliki:
Zarządzenie nr 150/2024 - Sygnaliści
(zarzadzenie_150_2024.pdf - 273.672 KB) Data publikacji: 2024-12-27 14:00:13 Redaktor: Łukasz Kobos
Wprowadził(a) do systemu: Łukasz Kobos, data: 2024-12-24 07:53:02
Opublikował(a): Łukasz Kobos, data publikacji: 2024-12-24 07:54:03
Ostatnia zmiana: Łukasz Kobos, data: 2024-12-27 14:00:13
Rejestr zmian bieżącej strony
Archiwalne wersje tej strony